IT-Projekte erfordern aus Controlling-Sicht einer besonderen Unterstützung.
Um eine adequate Make or Buy Entscheidung zu treffen, ist es zwingend erforderlich eine strukturierte Erfassung der Kosten und des erwarteten Nurzens auf Basis eines standardisierten Business-Case-Templates durchzuführen. Die Praxis hat gezeigt, dass die Betrachtung folgender Punkte wichtig sind :
- Betrachtung der Total Cost of Ownership (TCO = Betrachtung aller Kosten von der Planungsphase bis zum Decomissioning)
- Entscheidung über den Software-Entwicklung-Ansatz (bspw. Wasserfall vs. Agile)
- Betrachtung der Kosteneffekte gemäß GuV- und Cash-Flow-Rechnung
- Ableitung einer geeigneten Governance-Projekt-Struktur
- Sicherstellung der Berücksichtigung der relevanten Anforderungen der Bilanzierungsstandards
Nach erfolgter Entscheidung über das Investitionsvorhaben, folgt die operative Unterstützung des Projektes mit Hilfe geeigneter Zeiterfassungs-; Budgetierungs- und Berichtsprozessen:
Zeiterfassung und Projekt-Governance:
- Ableitung einer geeigneten Projekt-Struktur, bspw.
- Fachliche und technische Entwicklung am Zielsystem
- Anpassung der Alt-Systeme
- Test
- Daten-Migration
- Programm-Management und PMO
- Integration von Unterstrukturen, welche eine Überleitung zu den wesentlichen Projekt-Steuerungsgrößen ermöglichen
- Projekt-Management-Aufwand
- Umsetzung (KPI: User Stories)
- Bugfixing (KPI: Defects)
- Test für GIT, UAT etc (KPI: Anzahl bearbeiteter Testfälle)
- Und so weiter
Im Rahmen der Ressourcenallokation und der fortwährend Steuerung der Budgets ergeben sich folgende Praxisempfehlungen:
Budgetierung:
- Allokation von Top Down Budgets auf die Workstreams
- Button Up Planung auf Basis der Projekt-Steuerungsgrössen (User-Stories, etc)
- Gegenüberstellung und Diskussion auf Management-Level
Berichtswesen:
- Erstellung von steuerungsrelevanten Berichten auf Projekt- und Management-Level
- Verlinkung der operativen Daten mit den Finanzdaten
- Aufbau eines geeigneten Reports der User-Stories, Defects und des Test-Fortschritts